Principes directeurs à l'usage des responsables divisionnaires des dossiers et de l'archivage (DRO)

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CERN-ETT-2001-002 par Anita Hollier - Avril 2001 [To the English version]


La circulaire opérationnelle du CERN N°3 "Règles applicables aux documents d'archives et à l'archivage au CERN" décrit les fonctions du DRO comme suit:

"Chaque chef de division nomme un DRO, à qui est déléguée l'autorité de mettre en oeuvre un plan de gestion et d'archivage des documents au sein de la division. Le DRO est habilité à conseiller sa division en vue de créer des archives intermédiaires au niveau divisionnaire pour y faciliter une certaine autonomie en matière de gestion et d'archivage des documents. Le DRO identifie les documents d'archives et informe au préalable les archives du CERN de toute restructuration ou cessation d'activité au sein de la division, de même que de tout départ de membres du personnel possédant des dossiers présentant un intérêt potentiel pour l'Organisation ou les archives du CERN. Le DRO est invité périodiquement à faire un rapport au Comité des Archives."

Ce manuel a pour but de donner aux DRO des conseils pratiques supplémentaires afin qu'ils puissent remplir leur mission. J'espère qu'il sera utile. Vos commentaires, questions et suggestions seront les bienvenus - veuillez prendre contact avec Anita.Hollier@cern.ch.

A. Hollier (ETT/SI), Avril 2001


Table des matières

Première partie - Les bases

  1. Qu'entend-t-on par archives ?
  2. Les archives électroniques doivent-elles être traitées de la même manière que les archives sur papier ?
  3. Quelle est la durée de vie d'un document d'archive ?
  4. Doit-on tout garder indéfiniment ?
  5. Comment savoir quels documents doivent être transmis aux Archives ?
  6. Quels documents ne doivent pas être envoyés aux Archives ?
  7. Quelle est la procédure d'envoi des dossiers aux Archives ?
  8. Où trouver les documents qui doivent être envoyées aux Archives ?

Deuxième partie - Etapes suivantes

  1. A quoi sert la gestion des documents d'archives ?
  2. Comment organiser un plan de gestion des archives ?

Annexe

   A1.  Conseils pour la création d'un système de classement


Première partie - Les bases

1. Qu'entend-t-on par "archives" [Top]

Le conseil international des archives définit un document d'archive comme "un élément d'information particulier consigné, créé, recueilli ou reçu lors du lancement, de l'accomplissement ou de l'achèvement d'une activité, et comprenant un contenu, un contexte et une structure suffisants pour prouver cette activité ou en témoigner."(i)

L'information peut-être enregistrée sous une forme ou par un moyen quelconque, par exemple note de service sur papier, photographie, document électronique, etc. Leur point commun est d'apporter la preuve d'une opération ou d'une activité.

2. Est-ce à dire que les documents électroniques doivent être traités de la même manière que les documents sur papier ? [Top]

La valeur d'un élément d'information est la même quel que soit son mode d'enregistrement. C'est le contenu et non le support qui est important. Toutefois, les moyens électroniques posent certains problèmes spécifiques, étant donné que les ordinateurs permettent de créer et stocker très facilement des documents qui ne présentent pas forcément les caractéristiques d'un vrai document d'archive. Les données électroniques sont aussi très vulnérables à une détérioration ou perte accidentelle; et même si elles ne sont pas endommagées, leur authenticité peut être difficile à prouver ; leur valeur de témoignage est donc restreinte.

Un groupe de travail a été chargé de se pencher sur la gestion des archives électroniques, et une circulaire opérationnelle sera rédigée. Le principe est identique à la gestion de n'importe quelle archive, mais la responsabilité est partagée entre davantage de personnes. Des spécialistes de la Division IT s'assureront qu'il existe des systèmes capables de stocker des informations sous la forme de documents ayant une valeur archivistique. Il appartient cependant au DRO et au chef de division de veiller à ce que des archives importantes soient répertoriées et correctement gérées dans ces systèmes.

3. Quel est le cycle de vie d'un document d'archive ? [Top]

Les documents d'archives courantes sont des documents qui sont utiles dans les affaires courantes. Ils sont fréquemment consultés, et il est préférable de les garder dans le bureau ou à proximité de manière à les avoir sous la main.

Les archives semi-courantes ou intermédiaires sont moins utilisées, peut-être parce qu'elles concernent un projet ou une activité terminés. Elles peuvent être sorties du bureau afin de libérer de l'espace. Il serait judicieux de prévoir un lieu de stockage intermédiaire pour votre division ou votre groupe, dans lequel ce type de documents d'archives pourrait être conservé en toute sécurité.

Lorsque des documents ne sont plus utilisés à des fins professionnelles ou pour des raisons juridiques, ils doivent être, soit envoyés aux "Archives", soit détruits. Le choix dépend d'un certain nombre de facteurs notamment de l'importance du sujet traité ou de la provenance des documents (voir section 5).

4. Doit-on tout garder indéfiniment ? [Top]

Non. Tous les documents d'archives n'ont pas la même valeur. Certains doivent être conservés indéfiniment, mais d'autres peuvent être jetés au bout de quelques jours, et la plupart se situent entre ces deux extrêmes. Il serait exagérément coûteux, et ingérable, de conserver et d'assurer l'accès à tous les documents du CERN indéfiniment. Même dans un environnement électronique où les coûts de stockage ne cessent de baisser, le coût total du catalogage, de la mise à jour, du transfert et de l'accès interdit la conservation indéfinie des documents. Il n'est dans l'intérêt ni du CERN ni de ses Etats membres de conserver des données plus longtemps que ne l'exige la satisfaction de besoins précis.

Les critères d'appréciation peuvent poser problème et il vaut la peine de prendre le temps d'établir un calendrier de conservation (voir section 10) pour prendre des décisions de manière contrôlée et efficace. Vous pourrez ainsi:

  • Minimiser les risques de destruction non planifiée et non autorisée des documents

  • Réduire les coûts cachés (en temps et argent) liés à la conservation sans nécessité des documents

  • Inventorier plus facilement et systématiquement les documents qui doivent être transférés aux Archives du CERN.

5. Comment savoir quels documents doivent être envoyés aux Archives ? [Top]

C'est dans le cadre d'un plan de gestion des documents d'archives que s'effectuera avec la plus grande efficacité le choix des pièces à envoyer aux Archives (voir section 9 et 10). Les principes exposés ci-dessous, de même que la définition des documents d'archives dans la circulaire opérationnelle n°3 (ii), devraient y contribuer, que ce plan soit ou non déjà en place.

La sélection des documents destinés aux Archives du CERN dépend de leur valeur historique. Les Archives ne prétendent pas conserver tous les documents ayant une valeur juridique potentielle ou une valeur opérationnelle permanente - même si les documents d'archives peuvent posséder les deux. D'une manière générale, les documents à conserver pour des raisons historiques sont ceux qui ont trait à l'élaboration d'une stratégie et d'une politique et ceux (non compris les textes publiés) dans lesquels sont consignés des résultats scientifiques ou autres. Les documents d'archives du CERN peuvent se répartir en trois catégories :

5.1. Les grandes séries de documents clés produits à l'échelon de la division ou du groupe [Top]

Rapports, notes techniques et spécifications, comptes rendus de réunions. La liste peut être dressée assez rapidement. Des exemplaires de tous les documents figurant sur la liste doivent être mis de côté pour les Archives dès que possible, et ces séries doivent être transférées régulièrement.

5.2. D'autres documents clés rédigés selon les besoins [Top]

Les comptes rendus de Comités consultatifs, ou équivalents, sont importants, de même que les documents relatifs au montage des expériences, propositions, lettres d'agrément, protocoles d'accord, contrats, dessins et plans.

Les documents budgétaires et dossiers financiers résumés, les rapports d'audit, les évaluations post-projets et tous autres rapports ou plans de travail qui donnent un bon aperçu des activités du secteur doivent être conservés. Les dossiers de recherche, carnets de notes et mains courantes (notamment d'exploitation tenues par tous les membres de la collaboration) méritent d'être conservés s'agissant des expériences les plus importantes. Les documents relatifs à l'information du public et aux relations publiques, y compris les notes de conférences, peuvent être intéressants, et les organigrammes donnent des informations utiles sur la structure organique.

La liste de ces documents doit, dans la mesure du possible, être établie à l'avance. Ceux-ci doivent être transmis aux Archives par l'intermédiaire du DRO dès qu'ils ne sont plus nécessaires aux affaires courantes.

5.3. Les dossiers personnels [Top]

Ces collections peuvent contenir TOUS types de documents, y compris notes de travail, correspondance, notes de service, dessins, photos, enregistrements sonores, etc. Le critère le plus important est qu'ils doivent montrer la politique, les fonctions, les activités et les réalisations de l'unité (division, expérience, projet, etc.) au sein de laquelle ils ont été créés. Leur importance tient au fait qu'ils donnent des détails sur la manière dont les décisions ont été prises et les conclusions arrêtées. Beaucoup de décisions importantes seront consignées dans les documents-clés énumérés ci-dessus, mais ceux-ci peuvent être assez "sommaires", et ne permettent pas nécessairement de comprendre les vrais enjeux. Les documents les plus intéressants sur le plan historique proviennent généralement des échelons supérieurs de l'Organisation. Par exemple, les dossiers d'un chef de division ou du porte-parole d'une collaborationsont presque toujours utiles parce qu'ils renferment des courriers et notes de service importants. Le raisonnement est identique en ce qui concerne les responsables de projets ou groupes importants et autres personnalités-clés.

Ces documents doivent être offerts aux Archives, par le DRO, dès qu'ils ne sont plus utiles aux affaires courantes. Si possible, le DRO devrait séparer les dossiers importants de ceux concernant les affaires quotidiennes et ne conserver que les premiers. Cependant, il n'est pas nécessaire de "nettoyer" les dossiers avant de les envoyer ; de ce fait, il importe de respecter l'ordre ou le désordre d'origine. Si une procédure correcte de gestion des archives a été suivie, le problème ne se posera pas, mais en réalité de nombreux dossiers sont un mélange de documents différents. Dans ce cas, si un dossier présente un intérêt principalement historique, il devra être envoyé aux Archives dans son intégralité même s'il contient des "déchets".

Différents secteurs du CERN peuvent posséder d'autres dossiers importants d'intérêt purement interne. Le DRO devra les examiner, en concertation, systématiquement et dans la mesure du possible, avec leurs créateurs, afin de déterminer s'ils méritent d'être conservés indéfiniment. Les questions suivantes peuvent aider à leur sélection :

  • Témoignent-ils des origines, de la structure, des fonctions, des orientations, des décisions et réalisations importantes de la personne ou du groupe qui les a créés ?

  • Donnent-ils une bonne idée d'ensemble de l'évolution (réalisations ou problèmes) de la division/ collaboration ?

  • Concernent-ils des changements importants dans les activités, les processus ou la politique du CERN ?

  • Concernent-ils un projet qui a conduit à un processus, une activité ou un résultat "unique en son genre"?

6. Quels documents ne doivent pas être envoyés aux Archives ? [Top]

Les documents à ne pas envoyer aux Archives comprennent les documents de travail établis aux échelons inférieurs ; les détails excessifs sur des sujets de moindre importance ; les exemplaires multiples et les projets (à moins qu'ils ne montrent des changements notables) ; les sujets administratifs quotidiens, les données brutes ou les bandes contenant des données résumées. Il s'agit de décisions subjectives, et il est probable que les documents conservés seront plus nombreux s'ils émanent des échelons élevés de la hiérarchie plutôt que des échelons inférieurs. De même, des informations plus détaillées seront conservées sur des sujets de grande importance pour l'Organisation et sur les périodes de crise (bonne ou mauvaise).

Certains documents sont largement diffusés au CERN, et des exemplaires sont conservés dans de nombreux systèmes de classement. Les séries suivantes sont déjà envoyées aux Archives par leur "Service d'enregistrement", c'est-à-dire le bureau qui les a produits, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'en archiver d'autres (à moins qu'ils ne soient largement annotés) :

documents du Conseil, du Comité du Conseil, du Comité des Finances, du Comité des directives scientifiques et du TREF ; Courrier CERN et Bulletin hebdomadaire ; procès-verbaux de la Commission de la recherche du CERN ; Rapport annuel du CERN ; rapports jaunes du CERN ; document "Expériences du CERN".

Les documents publiés ou destinés à la publication ne sont généralement pas conservés aux Archives. (Ils peuvent en revanche intéresser la Bibliothèque ; en cas de doute, prendre contact avec library.desk@cern.ch). Toutefois, certaines divisions ne font pas la différence entre les rapports divisionnaires non publiés et les pré-tirages ; c'est pourquoi les Archives du CERN conservent tous les rapports divisionnaires, même s'ils le sont aussi par la Bibliothèque.

7. Quelle est la procédure d'envoi des dossiers aux Archives ? [Top]

Les collections de documents clés (voir section 5), comme les rapports divisionnaires, doivent être classés chronologiquement, regroupés dans des dossiers par année et placés dans des boîtes d'archivage.

Dans la mesure du possible, les documents de dossiers individuels seront reclassés dans des dispositifs de fixation en plastique et placés dans les boîtes d'archivage. Les fermoirs métalliques (à part les agrafes) et les pochettes plastiques seront retirées, parce qu'ils s'abîment facilement et endommagent le papier.

Les boîtes seront étiquetées avant d'être envoyées aux Archives, accompagnées d'une fiche de transfert énumérant tous les documents transmis. Joindre aussi, le cas échéant, une copie du plan de classement. Toute information complémentaire concernant les sujets traités dans les documents ou leurs auteurs facilitera un catalogage aussi précis que possible. Les reliures plastiques, les classeurs et les boîtes sont disponibles sur demande au service des Archives.

Note sur les données électroniques [Top]

Si une information est stockée sur le serveur des documents du CERN (CDS) ou sur CEDAR EDMS, elle peut être traitée comme la copie d'Archives. Il suffit d'envoyer aux Archives une liste indiquant où sont accessibles telles ou telles informations. Toutefois, faute d'assurance que les informations stockées électroniquement ailleurs (par exemple localement ou sur le Web) soient sauvegardées à long terme, les copies papier doivent être envoyées aux Archives.

8. Où trouver les documents qui doivent être envoyés aux Archives ? [Top]

Les divisions ne possèdent pas toutes un système de classement central bien organisé. De ce fait, en attendant la mise en place d'un plan de gestion des documents d'archives, le DRO devra peut-être se livrer à un travail de détective pour trouver ceux qui ont une valeur archivistique.

Les sources principales sont les chefs de division ou les porte-paroles des collaborations, dont les dossiers doivent fournir une vue d'ensemble de haut niveau ; ainsi que les secrétaires de division ou de collaboration qui doivent pouvoir fournir la plupart des séries de documents clés produits régulièrement. En revanche, il se peut que les dossiers et carnets de notes originaux qui traitent des activités les plus intéressantes soient difficiles à trouver. Le DRO devra prendre des contacts personnels pour les obtenir. Dans certains cas, le DRO saura où s'adresser et où trouver une information historique. Sinon, il se penchera utilement sur les activités constantes de la division et les lieux où celles-ci sont ou ont été menées. Même si les appellations des groupes changent, et si les groupes passent d'une division à une autre, les mêmes activités continuent quelque part. Une note de service décrivant les documents recherchés sera adressée aux chefs de groupe afin de les sensibiliser à la question.


Deuxième partie - Etapes suivantes

9. A quoi sert la gestion des documents d'archives ? [Top]

Dans "La politique du CERN  en matière d'archivage", le document auxiliaire de la circulaire opérationnelle du CERN n°3, il est dit :

"L'archivage consiste non seulement en la conservation de documents représentant un intérêt à long terme, mais nécessite aussi une gestion organisée des documents et, lors de leur création, l'application de normes définies"

La gestion des documents d'archives permet de suivre plus efficacement la création, la tenue à jour et la mise à disposition de l'information, d'où un gain de temps et d'argent : par exemple, réduction de l'espace occupé par des documents sans importance et du temps perdu à rechercher des documents importants noyés parmi eux. Elle permet aussi de faire en sorte que les informations qui doivent être conservées pour les activités courantes ou pour des raisons administratives ou juridiques, le soient en toute sécurité, ce qui est particulièrement important pour les données électroniques (voir section 2). Faute de conserver des informations utiles, l'Organisation courrait des risques tels que :

  • l'incapacité de fournir la preuve qu'elle a rempli ses obligations;

  • la perte de preuves de droits de propriété et autres ;

  • l'impossibilité de trouver les informations nécessaires pour des activités en cours ;

  • un manque d'efficacité si ces informations sont difficiles à trouver, et éventuellement le coût élevé de la "récupération" des données électroniques si elles ne sont pas accessibles directement ;

  • l'impossibilité de s'appuyer sur des informations.

La bonne gestion des documents d'archives facilitera aussi le partage des informations, tout en assurant le respect des restrictions d'accès nécessaires.

10. Comment organiser un plan de gestion des données ? [Top]

Vous aurez besoin de main d'oeuvre supplémentaire pour accomplir les tâches suivantes. L'archiviste est toujours disponible pour conseiller, mais un assistant sera aussi nécessaire dans la plupart des cas pour effectuer les tâches pratiques. Il pourra être utile de présenter au chef de division, en même temps qu'une demande de ressources, un projet précis avec des objectifs clairs. Rappelez-lui ses responsabilités et les vôtres décrites dans la circulaire opérationnelle n°3. Mettez en évidence la faiblesse du système actuel et les avantages à retirer de la mise en oeuvre d'un plan de gestion des documents d'archives.

10.1 Analyse des activités [Top]

En premier lieu, procéder à une analyse des fonctions au sein de votre division grâce à votre expérience, afin de préciser les processus d'activités, les flux d'informations et les besoins en matière d'archivage. Lors de discussions avec les chefs de division et les chefs de groupe concernés, vous devrez déterminer:

Les objectifs de la division et les stratégies élaborées pour les atteindre.

Les grandes fonctions que la division met en place en vue de réaliser ces objectifs et stratégies.

Les activités ou tâches importantes qui contribuent à l'accomplissement des fonctions de la division. Chaque fonction peut comporter plusieurs activités.

Les groupes d'opérations ou de processus qui composent chacune de ces activités. L'opération est "la plus petite unité d'activité". Elles devraient être axées sur une activité plutôt que sur un sujet ou un thème. Les opérations servent de base à l'inventaire détaillé des archives qui répondent aux besoins de l'Organisation.

Il importe d'identifier toutes les étapes auxquelles des documents d'archives sont (ou devraient être) créés. Ceux-ci devraient être nommés "Documents d'archives officiels" et stockés correctement.

Objectif: un modèle de processus/flux des données indiquant des processus et les stocks de données.

10.2 Inventaire des documents d'archives [Top]

Ensuite, avec l'aide d'un assistant, dresser un inventaire des informations actuellement détenues. Cela devrait vous permettre de classer les documents en grands groupes. Pour chacun d'eux vous indiquerez :

  • le titre de la série de documents ;

  • les dates ;

  • dans quel but ces documents sont conservés ;

  • le système actuel de classement et de référence ;

  • le support de l'information ;

  • la quantité et le taux de croissance de la série ;

  • s'il s'agit ou non d'exemplaires d'archive (voir section 11);;

  • le lieu de stockage.

Vous noterez également les raisons juridiques pour lesquelles les documents sont conservés, si cette information est disponible.

La manière la plus sûre de dresser cet inventaire est de combiner des discussions avec le personnel concerné (sur la base de questionnaires) et un examen physique. L'inventaire sert aussi à vérifier que le modèle de processus créé (visé en 10.1) est précis. Toutes les séries de documents et les stocks de données identifiés doivent s'accorder avec le modèle.

Objectif: un état des séries de documents actuellement conservés sur papier comme sous forme électronique.

10.3 Calendrier de conservation [Top]

Comparer l'inventaire avec le modèle et l'utiliser comme base de discussion sur les besoins en matière d'information avec les créateurs et les utilisateurs d'information, le chef de division ou le porte-parole d'une collaboration, et un membre du service juridique. Ensuite, établir un calendrier de conservation précisant le temps pendant lequel chaque série de documents doit être conservée pour répondre aux exigences juridiques, opérationnelles et historiques. Si le même document existe sur différents supports, préciser lequel doit être conservé. Préciser aussi le degré de confidentialité et les modalités d'accès à chaque groupe de documents.

Objectif: un calendrier de conservation autorisé, signé par le chef de division, après consultation de l'archiviste et d'un conseiller juridique du CERN.

10.4 Plan de classification [Top]

Si nécessaire, dresser un plan de classification de tous les documents établissant une hiérarchie des catégories de documents d'archives sur la base des procédures de travail, et choisir le système de codage le mieux adapté à l'identification unique de tous les documents (voir section 11).

Pour la numérotation des documents scientifiques du CERN, voir la circulaire opérationnelle n°6 (en préparation)

10.5 Mise en oeuvre [Top]

Veiller à ce que le personnel concerné connaisse bien le calendrier de conservation et que les documents qui doivent être conservés à titre permanent soient transférés aux Archives en temps voulu.

Les autres documents seront détruits selon les indications figurant sur le calendrier de conservation, compte tenu des questions de confidentialité. L'inventaire et le calendrier de conservation seront régulièrement vérifiés et mis à jour.


Annexe

A 1. Directives pour la création d'un système de classement

  • Création d'un système de classement (ou révision de celui qui est en place) [Top]

La création, l'utilisation et le stockage des dossiers prenant beaucoup de temps et occupant un espace toujours compté, votre objectif sera de ne sauvegarder que les documents vraiment utiles.

Un système de classement efficace répond à des besoins à court et à long terme. Il augmente la précision et l'efficacité du traitement de l'information pendant toute la durée de vie des dossiers et facilite l'identification des documents qui méritent d'être conservés de manière permanente.

  • Connaître les responsabilités de votre bureau [Top]

Il vaut la peine de passer un peu de temps à déterminer les responsabilités de votre Bureau - ce que vous faites et pour qui.

  • Recenser les documents qui reflètent le travail de votre bureau [Top]

Après avoir précisé ces responsabilités, dressez la liste des types de documents (lettres, compte rendus, rapports, reçus, etc. en relation avec les différentes fonctions) produits lors de l'exécution de chacune de ces activités. Faites aussi la liste des différentes séries de documents dont vous-mêmes et d'autres membres de votre groupe avez couramment besoin pour votre travail (ce ne sont pas des documents d'archives, voir la section suivante). Les documents strictement personnels doivent toujours être classés à part.

  • Faire la différence entre les documents à archiver et les copies d'information [Top]

Parmi les documents produits par votre bureau, certains ne seront détenus par aucun autre bureau : lettres, notes informelles sur des réunions, rapports internes non publiés, etc. Il s'agit de "documents d'archives" et votre bureau est le "bureau d'archivage" de ces documents. Même si des copies sont envoyées ailleurs, votre exemplaire est le document de référence. Par exemple, si vous tenez à jour les dossiers de quelqu'un qui préside un comité, vos exemplaires des comptes rendus et des ordres du jour sont les documents d'archives, et tous les autres sont des copies d'information. Les documents qui ne sont pas destinés aux archives doivent être régulièrement nettoyés, au moins une fois par an, afin que seuls ceux qui sont utiles et couramment utilisés soient conservés.

  • Créer une série de dossiers de "documents d'archives" [Top]

Il est recommandé de créer une série de dossiers contenant uniquement un exemplaire intact de tous les documents d'archives en rapport avec le travail de votre bureau, c'est-à-dire les documents clés. Les copies destinées à être diffusées doivent être stockées ailleurs. Des exemplaires de travail peuvent aussi être classés ailleurs avec les documents non archivables nécessaires pour vos activités courantes.

En règle générale, les documents non archivables doivent être conservés seulement s'ils sont utiles à titre de référence, et la conservation à part des documents d'archives dès le début permet de faire l'économie d'un nettoyage chronophage quand vient le moment de les transférer.

  • Regrouper les dossiers en séries [Top]

Créez des groupes logiques de dossiers qui ont trait à un sujet ou au résultat d'une même activité. Assurez-vous que tous les dossiers portent des titres clairs et des dates d'ouverture. Ajouter la date de clôture lorsque le dossier est plein.

  • Créer un système de classification [Top]

A l'exception des plus petits, tous les dossiers seront plus faciles à gérer si une classification normalisée est utilisée. Les possibilités sont nombreuses, par exemple alphabétiques, numériques, chronologiques ; choisissez celle qui vous convient le mieux. Il est inutile d'appliquer un système de numérotation compliqué si vous tenez des dossiers individuels et généralement si vous avez besoin de retrouver des informations nominatives. Dans ce cas, un système alphabétique serait plus simple, complété éventuellement par une codification couleur quand la collection devient trop grande. La classification par fonction, activité et opération est un autre moyen couramment utilisé. Pour tout autre conseil, adressez-vous à l'archiviste ou à votre DRO. Notez clairement la référence de classification sur chaque dossier, et gardez une copie du système de classement à portée de main.

Pour la numérotation des documents scientifiques du CERN, voir la circulaire opérationnelle n°6 (en préparation)

  • Classement [Top]

    • Classer régulièrement pour éviter la confusion.
    • Conserver les documents par ordre chronologique dans les dossiers ou sections de dossiers les plus récents sur le dessus.
    • Ne pas joindre de multiples copies.
    • Eviter d'utiliser des trombones, du ruban adhésif ou des chemises en plastique dans les dossiers susceptibles d'être envoyés aux Archives. Ils se détériorent rapidement et abîment les documents.

(i) Conseil international des archives - International Council on Archives. Guide For Managing Electronic Records from an Archival Perspective. Committee on Electronic Records, February 1997. (ICA Studies/Etudes CIA 8) Section 2.1

(ii) Extrait de la circulaire administrative N°3, "Règles applicables aux documents d'archives et à l'archivage au CERN":

Définitions et remarques générales

A- Documents d'archives [Top]

  1. Un document d'archives se définit comme tout document créé ou reçu, quel que soit son type ou son support technique, par une personne physique ou un organe au cours de son activité présente dans une fonction officielle au CERN et qui est conservé dans les Archives du fait de son intérêt à long terme.
  2. Les dossiers et documents exposant la politique, la planification et les structures opLes dossiers et documents exposant la politique, la planification et les structures opérationnelles créées pour mener et faciliter la recherche scientifique au CERN, compte tenu de leur grande importance tant pour l'Organisation que pour les études s'y rapportant, doivent être archivés de manière à être facilement accessibles, afin d'éviter des procédures de recherche onéreuses.
  3. Les dossiers et documents qui relèvent des domaines suivants doivent être préservés:
  • Conseil du CERN et ses organes subsidiaires.

  • Administration, management et formulation de la politique.

  • Accélérateurs : planification, construction, exploitation.

  • Installations de recherche, collaborations pour les expériences.

  • Physique théorique.

  • Technologies : informatique, électronique, vide, cryogénie, etc.

  • Retombées: techniques, économiques et culturelles.

  • Formation, conférences, études d'utilité, etc.

  • Vie culturelle et sociale du CERN.

  1. Les rapports de divisions du CERN, les notes techniques et les spLes rapports de divisions du CERN, les notes techniques et les spécifications qui n'ont pas été publiés sont des documents d'archives.
  2. Conformément aux dispositions de la circulaire administrative N°29 sur les publications du CERN, les documents destinés à la publication ne sont, en règle générale, pas des documents d'archives.

B- Les collections d'archives spéciales [Top]

  1. Parmi les collections d'archives spéciales au CERN figurent notamment:
  • Les dossiers administratifs auxquels s'appliquent des obligations particulières (Division du personnel, Division des finances, Service médical, Caisse de pensions, etc.), telles que définies dans la circulaire administrative N°10.

  • Les enregistrements audio et vidéo.

  • Les photographies et films.

  • Les articles de presse.

  • Les interviews.

  • Les dessins et plans techniques.

Les documents d'archives de ce type relèvent actuellement de la responsabilité des services concernés et sont soumis à des accords particuliers entre les auteurs ou les responsables de ces services et l'archiviste du CERN.

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